مقالات سری دوره رایگان آموزش ووکامرس
اگر تا به حال با این چالش مواجه شدهاید که برای یک مشتری دارای فروشگاه اینترنتی، یک سیستم مدیریت انبار به وبسایتش اضافه کنید، یا حتی این سیستم را با نرمافزار حسابداری او یکپارچه سازید تا همه چیز بهطور هماهنگ کار کند، این مطلب برای شماست. در این بخش، به بررسی قابلیتهای مدیریت انبار در ووکامرس میپردازیم و روشهایی را مرور میکنیم که بدون نیاز به نصب افزونههای اضافی، بتوانید از این ویژگی استفاده کنید.
اخیراً هنگام بررسی کلمات کلیدی پرجستجو در Google Search Console، به عبارت “پلاگین مدیریت انبار در ووکامرس” مواجه شدم که حجم جستجوی قابل توجهی داشت. این موضوع مرا بر آن داشت تا در این مقاله به این سوالات پاسخ دهم: برای پیادهسازی مدیریت انبار در ووکامرس چه مراحلی لازم است؟ آیا استفاده از افزونههای جانبی ضروری است یا میتوان بدون آنها نیز این کار را انجام داد؟ در ادامه، با هم به این موضوعات میپردازیم و راهکارهای عملی را برای شما در آکادمی فنابایت ارائه میدهیم.
مدیریت انبار در ووکامرس
ووکامرس بهطور پیشفرض امکاناتی را برای مدیریت انبار ارائه میدهد که اغلب مورد توجه قرار نمیگیرند. این بدان معناست که شما نیازی به پرداخت هزینههای اضافی یا صرف زمان برای نصب و پیکربندی افزونههای پیچیده ندارید. در واقع، ووکامرس بهتنهایی میتواند نیازهای شما را در این زمینه بهخوبی برطرف کند.
مدیریت انبار یکی از بخشهای اساسی در تجارت الکترونیک محسوب میشود که تأثیر مستقیمی بر افزایش فروش و بهبود رضایت مشتریان دارد. ووکامرس، به عنوان یکی از پرکاربردترین افزونههای فروشگاهی برای وردپرس، ابزارهای کاربردی و مؤثری را برای مدیریت موجودی و انبار در اختیار کاربران قرار میدهد. در این مطلب، قصد داریم بهصورت گامبهگام، نحوه مدیریت انبار در ووکامرس را بررسی کنیم.
چطور از مدیریت موجودی انبار ووکامرس استفاده کنیم؟
فعال سازی مدیریت انبار
برای شروع، ابتدا باید افزونه ووکامرس را نصب و فعال کنید. پس از ورود به پیشخوان وردپرس، به بخش ووکامرس > تنظیمات مراجعه کنید. سپس، به تب محصولات رفته و روی گزینه مدیریت موجودی کلیک کنید. در این بخش، با انتخاب گزینه فعالسازی مدیریت موجودی، این قابلیت را فعال نمایید.
در این قسمت، میتوانید تنظیمات زیر را نیز پیکربندی کنید:
- زمان انتظار برای موجودی: تعداد روزهایی که موجودی محصول در حالت انتظار باقی میماند تا وضعیت سفارش مشخص شود.
- اعلانها: دریافت ایمیل هشدار زمانی که موجودی یک محصول به حد مشخصی میرسد.
- دریافتکنندگان اعلان: آدرس ایمیل مدیرانی که باید در صورت کمبودن موجودی محصول، مطلع شوند.
- آستانه کمبود موجودی: حداقل تعداد موجودی که قبل از ارسال هشدار باید باقی بماند.
- آستانه اتمام موجودی: زمانی که موجودی محصول به این تعداد برسد، وضعیت آن به “ناموجود” تغییر میکند.
- مخفیسازی محصولات ناموجود: با فعالسازی این گزینه، محصولاتی که موجودی آنها به پایان رسیده است، در سایت نمایش داده نمیشوند.
- نحوه نمایش موجودی: میتوانید انتخاب کنید که موجودی انبار همیشه نمایش داده شود، فقط در صورت کمبود موجودی نشان داده شود، یا اصلاً نمایش داده نشود.
مدیریت موجودی محصولات
برای تنظیم موجودی محصولات، به بخش محصولات در پیشخوان وردپرس مراجعه کنید.
اگر محصول جدیدی دارید، آن را اضافه کنید، و اگر محصولات قبلی دارید، روی گزینه ویرایش یکی از آنها کلیک کنید. در صفحه ویرایش محصول، به تب فهرست موجودی بروید.
در این بخش، ابتدا یک شناسه محصول منحصر به فرد وارد کنید. سپس، در صورت نیاز، میتوانید بارکد محصول را نیز اضافه نمایید.
با فعالکردن گزینه ردیابی موجودی، مدیریت انبار برای این محصول فعال میشود. در قسمت تعداد موجودی، تعداد محصولات در دسترس را وارد کنید. همچنین، میتوانید مشخص کنید که آیا امکان پیشفروش محصول وجود دارد یا خیر.
در بخش آستانه هشدار کمبود موجودی، تعداد محصولاتی که باید باقی بماند تا هشدار ارسال شود را تعیین کنید. در نهایت، با فعالکردن گزینه فروش تکی، میتوانید محدودیتی اعمال کنید تا هر مشتری تنها یک عدد از این محصول را خریداری کند.
پس از انجام این تنظیمات، زمانی که به صفحه محصول مراجعه کنید، اطلاعاتی مانند موجودی انبار، شناسه محصول و سایر جزئیاتی که تنظیم کردهاید، به وضوح نمایش داده میشوند.
مدیریت انبار برای محصولات متغیر
اگر محصولاتی مانند گوشی موبایلی با ظرفیت و رنگهای مختلف دارید، میتوانید موجودی هر نوع متغیر را بهصورت جداگانه مدیریت کنید. این کار به شما امکان میدهد تا موجودی هر گزینه (مثلاً موبایل با ظرفیت 256 گیگابایت) را بهطور مستقل کنترل نمایید.
برای این کار، مراحل زیر را دنبال کنید:
- به صفحه ویرایش محصول در پیشخوان وردپرس مراجعه کنید.
- نوع محصول را به محصول متغیر تغییر دهید.
- به تب متغیرها بروید و هر یک از انواع متغیرها (مانند ظرفیت و رنگها) را تنظیم کنید.
- برای هر متغیر، گزینه مدیریت موجودی را فعال کرده و تعداد موجودی آن را وارد نمایید.
تجزیه و تحلیل انبار
پس از تکمیل این مراحل، میتوانید محصولات خود را در بخش تحلیل و گزارشها > انبار بررسی کنید. در این بخش، امکان جستجو و فیلتر کردن محصولات بر اساس معیارهایی مانند موجودی انبار و سایر پارامترها فراهم شده است. این ابزار به شما کمک میکند تا بهراحتی وضعیت موجودی محصولات خود را رصد کرده و تصمیمات بهتری برای مدیریت انبار بگیرید.
گزارشگیری و مدیریت موجودی انبار
برای بررسی گزارشهای مربوط به موجودی انبار و محصولات، میتوانید از بخش گزارشهای ووکامرس استفاده کنید. به این منظور، به مسیر ووکامرس > گزارشها مراجعه کرده و تب انبار را انتخاب کنید. در این بخش، میتوانید محصولاتی که با کمبود موجودی مواجه هستند، محصولات ناموجود و همچنین محصولاتی با بیشترین موجودی را مشاهده و تحلیل کنید.
نکات و راهکارهای بهینهسازی مدیریت انبار
- ثبت دقیق موجودی: همیشه سعی کنید تعداد دقیق موجودی محصولات را در سیستم وارد کنید تا از فروش محصولاتی که در انبار موجود نیستند، جلوگیری شود.
- استفاده از افزونههای مدیریت انبار: افزونههایی مانند “Stock Manager for WooCommerce” میتوانند فرآیند مدیریت انبار را سادهتر و کارآمدتر کنند.
- فعالسازی پیشفروش: برای محصولاتی که تقاضای بالایی دارند و موجودی آنها به سرعت تمام میشود، میتوانید از قابلیت پیشفروش استفاده کنید تا مشتریان بتوانند محصولات را قبل از موجود شدن، سفارش دهند.
اتصال سیستمهای حسابداری یا CRM به ووکامرس
اگر قصد دارید فراتر از مدیریت ساده انبار و فروشگاه عمل کنید و سیستمهای پیشرفتهتری مانند نرمافزارهای حسابداری، مدیریت انبار یا CRM را به ووکامرس متصل نمایید، خبر خوب این است که ووکامرس از API پشتیبانی میکند. با استفاده از این قابلیت، میتوانید بهراحتی دادهها را بین ووکامرس و سایر سیستمهای خارجی انتقال دهید. این یکپارچهسازی به شما امکان میدهد تا فرآیندهای مدیریت فروشگاه خود را بهصورت کاملاً هماهنگ و کارآمد سازماندهی کنید و تجربهای حرفهای در مدیریت کسبوکار خود ایجاد نمایید.
راهنمای جامع استفاده از API در ووکامرس
ووکامرس یک API قدرتمند و انعطافپذیر در اختیار کاربران قرار میدهد که امکان دسترسی، مدیریت و یکپارچهسازی دادههای فروشگاه با سایر سیستمها را فراهم میکند. این API بهصورت RESTful طراحی شده و از فرمت JSON برای تبادل داده استفاده میکند، که آن را به ابزاری ایدهآل برای توسعهدهندگان و برنامهنویسان تبدیل کرده است. در این بخش، بهصورت گامبهگام نحوه استفاده از API ووکامرس را بررسی خواهیم کرد.
آشنایی با API ووکامرس
API ووکامرس به توسعهدهندگان اجازه میدهد تا بهصورت برنامهنویسی به اطلاعات فروشگاه، از جمله محصولات، سفارشات، مشتریان، کوپنها و سایر دادههای مرتبط دسترسی داشته باشند. این API بر اساس عملیات CRUD (ایجاد، خواندن، بهروزرسانی و حذف) طراحی شده است و به شما امکان میدهد تا دادهها را بهراحتی مدیریت کنید.
برای مثال، میتوانید از این API برای اضافه کردن محصولات جدید، ویرایش اطلاعات سفارشات، دریافت لیست مشتریان یا حتی حذف کوپنهای قدیمی استفاده کنید. این قابلیتها به شما کمک میکنند تا فروشگاه خود را با سیستمهای خارجی مانند نرمافزارهای حسابداری، CRM یا پلتفرمهای مدیریت انبار یکپارچه کنید و فرآیندهای کسبوکار خود را بهینهسازی نمایید.
ایجاد کلیدهای API
برای استفاده از API ووکامرس، ابتدا نیاز به ایجاد کلیدهای API دارید. این کلیدها شامل دو بخش هستند: یک کلید عمومی (Consumer Key) و یک کلید خصوصی (Consumer Secret). این کلیدها برای احراز هویت و تأیید اعتبار درخواستهای ارسالی به API استفاده میشوند.
مراحل ایجاد کلیدهای API
به بخش ووکامرس > تنظیمات > پیشرفته > REST API در پیشخوان وردپرس مراجعه کنید. و سپس روی گزینه افزودن کلید API کلیک کنید.
کاربری که میخواهید کلید برای آن ایجاد شود را انتخاب کنید. و سطح دسترسی مورد نظر را تعیین کنید. این سطح میتواند شامل خواندن (Read)، نوشتن (Write) یا خواندن و نوشتن (Read/Write) باشد. در نهایت، روی گزینه ایجاد کلید API کلیک کنید.
پس از ایجاد کلیدها، میتوانید آنها را کپی کرده و در سیستمهای خارجی یا برنامههای خود استفاده کنید. این کلیدها برای برقراری ارتباط با API ووکامرس ضروری هستند و به شما امکان میدهند تا بهصورت امن و کنترلشده به دادههای فروشگاه دسترسی داشته باشید.
اتصال نرم افزار حسابداری به ووکامرس
برای اتصال نرمافزار حسابداری به ووکامرس، ابتدا باید از کلیدهای API که شامل کلید عمومی (Consumer Key) و کلید خصوصی (Consumer Secret) هستند، استفاده کنید. این کلیدها به نرمافزار حسابداری اجازه میدهند تا به دادههای فروشگاه ووکامرس شما دسترسی داشته باشد و اطلاعاتی مانند سفارشات، محصولات و موجودی انبار را دریافت یا بهروزرسانی کند. در ادامه، مراحل کلی این فرآیند را بهصورت کامل توضیح میدهیم.
بررسی امکانات نرمافزار حسابداری
قبل از شروع، اطمینان حاصل کنید که نرمافزار حسابداری شما از اتصال به API ووکامرس پشتیبانی میکند. بسیاری از نرمافزارهای حسابداری محبوب، این قابلیت را بهصورت داخلی ارائه میدهند.
پیکربندی اتصال در نرمافزار حسابداری
برای برقراری ارتباط بین نرمافزار حسابداری و ووکامرس، مراحل زیر را دنبال کنید:
- ورود به نرمافزار حسابداری: وارد محیط نرمافزار حسابداری خود شوید.
- یافتن بخش اتصال به ووکامرس: معمولاً این گزینه در بخش تنظیمات یا اتصالها (Integrations) قرار دارد.
- وارد کردن کلیدهای API: در این بخش، باید کلید عمومی، کلید خصوصی و آدرس وبسایت ووکامرس (مانند https://example.com) را وارد کنید.
- تنظیمات اضافی: برخی نرمافزارها به شما امکان میدهند تا نوع دادههایی که میخواهید همگامسازی شوند (مانند سفارشات، موجودی انبار یا تمام دادهها) و همچنین زمانبندی همگامسازی را مشخص کنید.
- تست اتصال: پس از وارد کردن اطلاعات، از گزینه تست اتصال استفاده کنید تا مطمئن شوید ارتباط بهدرستی برقرار شده است.
- ذخیره و فعالسازی: در نهایت، تنظیمات را ذخیره کرده و همگامسازی را فعال کنید.
مدیریت و نظارت بر همگامسازیها
پس از اتصال موفقیتآمیز، نرمافزار حسابداری شروع به همگامسازی دادهها از ووکامرس میکند. در این مرحله، باید:
- فرآیند همگامسازی را نظارت کنید: اطمینان حاصل کنید که دادهها بهدرستی انتقال مییابند.
- گزارشها را بررسی کنید: بسیاری از نرمافزارهای حسابداری گزارشهایی ارائه میدهند که نشان میدهد چه دادههایی همگامسازی شدهاند و در صورت بروز خطا، علت آن چیست.
حل مشکلات احتمالی
اگر در فرآیند همگامسازی مشکلی رخ داد، مراحل زیر را انجام دهید:
- بررسی کلیدهای API: مطمئن شوید که کلیدهای وارد شده صحیح هستند و دسترسی لازم به دادهها را دارند.
- بررسی سطح دسترسی API: در پنل ووکامرس، اطمینان حاصل کنید که کلیدهای API دسترسی کامل به منابع مورد نظر دارند.
- بررسی افزونههای امنیتی: برخی افزونههای امنیتی وردپرس ممکن است ارتباط API را مسدود کنند. تنظیمات این افزونهها را بررسی کنید.
استفاده از افزونههای واسط (در صورت نیاز)
اگر نرمافزار حسابداری شما بهطور مستقیم از API ووکامرس پشتیبانی نمیکند، میتوانید از افزونههای واسط استفاده کنید. این افزونهها دادهها را بین ووکامرس و نرمافزار حسابداری همگامسازی میکنند. برخی از افزونههای معروف عبارتند از:
- WooCommerce QuickBooks Integration: برای اتصال به نرمافزار QuickBooks.
- WooCommerce Xero Integration: برای اتصال به نرمافزار Xero.
- افزونههای مشابه برای نرمافزارهای حسابداری ایرانی.
این افزونهها دادههای ووکامرس را به فرمتی تبدیل میکنند که نرمافزار حسابداری شما بتواند آنها را پردازش کند.
اما اگر کافی نبود…
در برخی موارد، ممکن است نیازهای خاصی داشته باشید که قابلیتهای پیشفرض ووکامرس یا حتی استفاده از API نتوانند بهطور کامل پاسخگو باشند. در چنین شرایطی، میتوانید از افزونههای پیشرفته مدیریت انبار، سیستمهای مدیریت انبار مستقل یا حتی یک سیستم ERP کامل استفاده کنید. در ادامه، چند راهحل کاربردی را بررسی میکنیم:
افزونه مدیریت انبار ووکامرس
اگر به دنبال گسترش قابلیتهای انبارداری ووکامرس هستید، افزونههای تخصصی مدیریت انبار میتوانند گزینهای ایدهآل باشند. این افزونهها امکانات پیشرفتهتری مانند مدیریت چند انبار، رهگیری دقیق موجودی، پیشبینی موجودی و خودکارسازی سفارشها را در اختیار شما قرار میدهند.
برخی از افزونههای پیشنهادی:
- Stock Manager for WooCommerce: این افزونه به شما امکان میدهد موجودی انبار را بهصورت دقیقتر و با امکانات اضافی مدیریت کنید.
- ATUM Inventory Management for WooCommerce: یک افزونه جامع که مدیریت انبارها، محصولات و سفارشات را با داشبوردی حرفهای ارائه میدهد.
- WooCommerce Multi-Location Inventory: برای کسبوکارهایی که چندین انبار دارند و نیاز به مدیریت موجودی هر انبار بهصورت جداگانه دارند.
این افزونهها با رابط کاربری آشنا و یکپارچه با ووکامرس، تجربه مدیریت انبار پیشرفتهتری را برای شما فراهم میکنند.
افزونه Stock Manager for WooCommerce یکی از ابزارهای قدرتمند برای مدیریت موجودی انبار است. این افزونه به شما کمک میکند تا استرس ناشی از مدیریت انبار را کاهش داده و فرآیندها را سادهتر کنید. با استفاده از این افزونه، میتوانید موجودی انبار را برای محصولات ساده و محصولات متغیر (مانند محصولاتی با سایزها و رنگهای مختلف) در یک صفحه مدیریت کنید. این قابلیت باعث میشود کنترل کاملی بر موجودی انبار خود داشته باشید و از بروز مشکلاتی مانند فروش بیش از حد موجودی جلوگیری کنید.
اگر کسبوکار شما به سطحی رسیده است که نیاز به مدیریت پیچیدهتر و جامعتری دارید، میتوانید از سیستمهای مدیریت انبار مستقل یا سیستمهای ERP استفاده کنید. این سیستمها امکاناتی مانند مدیریت زنجیره تأمین، برنامهریزی منابع سازمانی و گزارشگیری پیشرفته را ارائه میدهند و میتوانند با ووکامرس یکپارچه شوند.
نحوه کار با افزونه Stock Manager for WooCommerce
مدیریت انبار در ووکامرس نه تنها امکانپذیر است، بلکه با استفاده از ابزارها و افزونههای مناسب، میتوانید این فرآیند را ساده و کارآمد کنید. در این راهنما، مراحل شروع کار با افزونههای مدیریت انبار، استفاده از سیستمهای مدیریت انبار مستقل (WMS)، و حتی یکپارچهسازی با سیستمهای ERP را بررسی میکنیم.
شروع کار با افزونه مدیریت انبار
- نصب و فعالسازی افزونه
ابتدا افزونه مدیریت انبار را نصب و فعال کنید. پس از فعالسازی، منوی جدیدی به نام مدیریت موجودی ووکامرس در پیشخوان وردپرس ایجاد میشود که شامل سه زیرمنو است:- مدیریت موجودی ووکامرس
- ورود و خروج
- تنظیمات (Settings)
- مدیریت موجودی محصولات
با کلیک روی زیرمنو مدیریت موجودی ووکامرس، تمامی محصولات فروشگاه خود را مشاهده خواهید کرد. در این صفحه، اطلاعاتی مانند وضعیت موجودی، سفارش مجدد و جزئیات موجودی بهصورت جداگانه نمایش داده میشود. شما میتوانید موجودی انبار را ویرایش کرده و تغییرات را ذخیره کنید. همچنین، امکان ویرایش صفحه محصول نیز وجود دارد. - وضعیت موجودی محصولات
وضعیت موجودی محصولات به سه حالت نمایش داده میشود:- سبز: زمانی که بیش از 5 محصول در انبار موجود باشد.
- زرد: زمانی که کمتر از 5 محصول در انبار موجود باشد.
- قرمز: زمانی که موجودی انبار صفر باشد.
- جستجوی محصولات
- در تب Search by SKU، میتوانید محصولات را با استفاده از کد SKU جستجو کنید.
- در تب Search by Product Name، امکان جستجو بر اساس نام محصول وجود دارد.
- در تب آخر، میتوانید فیلدهای صفحه را مخفی یا آشکار کنید.
- ورود و خروج
در این بخش، میتوانید فایل CSV حاوی اطلاعات موجودی کالاها را دانلود کرده و در فروشگاههای دیگر وارد کنید. - تنظیمات افزونه
در بخش تنظیمات، میتوانید محدودیتهایی برای محصولات تعیین کنید و امکان مدیریت موجودی را برای محصولات متغیر نیز فعال نمایید.
استفاده از سیستمهای مدیریت انبار مستقل (WMS)
برای مدیریت پیچیدهتر انبار، میتوانید از سیستمهای مدیریت انبار مستقل استفاده کنید که از طریق API به ووکامرس متصل میشوند. این سیستمها امکاناتی مانند مدیریت دقیق موجودی، رهگیری محصولات، بهینهسازی فضای انبار و مدیریت سفارشات پیچیده را ارائه میدهند.
برخی از سیستمهای WMS محبوب
- Zoho Inventory: یک سیستم پیشرفته که با ووکامرس یکپارچه میشود.
- TradeGecko (QuickBooks Commerce): برای مدیریت موجودی، سفارشات و عملیات فروشگاهی.
- Cin7: یک سیستم جامع که تمامی جنبههای موجودی و سفارشات را مدیریت میکند.
استفاده از سیستمهای ERP (برنامهریزی منابع سازمانی)
اگر کسبوکار شما نیاز به مدیریت جامعتری دارد، سیستمهای ERP گزینهای ایدهآل هستند. این سیستمها علاوه بر انبارداری، امور مالی، منابع انسانی، فروش و تولید را نیز مدیریت میکنند.
برخی از سیستمهای ERP پیشنهادی
- Odoo: یک سیستم ERP متنباز با قابلیتهای کامل برای مدیریت انبار، فروش و تولید.
- SAP Business One: برای کسبوکارهای کوچک و متوسط طراحی شده است.
- Netsuite: یک سیستم ERP قدرتمند که با ووکامرس یکپارچه میشود.
سفارشیسازی و توسعه اختصاصی
اگر نیازهای انبارداری شما بسیار خاص است، میتوانید یک سیستم سفارشی توسعه دهید. این کار شامل:
- توسعه نرمافزار اختصاصی: توسط تیمهای توسعهدهنده.
- استفاده از خدمات مشاوره و توسعه: برای تطبیق سیستمهای موجود با نیازهای شما.
اتصال ووکامرس به سیستمهای خارجی از طریق افزونهها و API
برای همگامسازی دادهها بین ووکامرس و سیستمهای خارجی، میتوانید از ابزارهایی مانند Zapier یا Integromat استفاده کنید. همچنین، WooCommerce REST API نیز برای انتقال دادهها به سیستمهای خارجی مناسب است.
نکات مهم
- نیازسنجی دقیق: قبل از انتخاب هر راهحل، نیازهای خود را بهدقت بررسی کنید.
- مشاوره با متخصصین: در صورت نیاز، از متخصصان سیستمهای مدیریت انبار یا ERP کمک بگیرید.
- بررسی هزینهها: سیستمهای پیچیدهتر هزینههای بیشتری دارند، بنابراین مزایا و هزینهها را مقایسه کنید.
سخن پایانی
در این مقاله، تلاش کردیم راهحلهای مختلف برای مدیریت انبار در ووکامرس را بررسی کنیم. امیدواریم این مطالب به شما کمک کند تا دغدغههای خود را در این زمینه برطرف کنید. اگر تمایل دارید درباره ووکامرس بیشتر بدانید، میتوانید از آموزشهای رایگان آکادمی فنابایت استفاده کنید.
موفق باشید! 🙂